מתכננים הקמה של משרד חכם? כך תעשו זאת נכון!
כולם מדברים היום על טכנולוגיה חכמה. טלפון חכם, שעון חכם, טלוויזיה חכמה, בית חכם, וגם – ניחשתם נכון – משרד חכם.
על מה כל הבאזז? משרד חכם הוא משרד בו משתמשים בטכנולוגיה בצורה נכונה כדי לשפר תפוקות, לבצע משימות ביעילות ולפנות משאבים לצמיחה וחדשנות. במילים פשוטות יותר, משרד חכם הוא משרד בו רוב (אם לא כל) האלמנטים מתקשרים אלה עם אלה דרך רשת אלחוטית. זה נשמע קצת כמו מדע בדיוני, אבל העתיד כבר כאן.
אם העסק שלכם מוכן לעשות את הצעד הזה, אבל אתם לא בטוחים איך לגשת לעניין, כדאי שתעצרו ותקראו את הטיפים הבאים. הכירו את המשרד החכם החדש שלכם.
סנכרון
כמה נפלא היה יכול להיות אם לכולם במשרד הייתה גישה לכל הקבצים הרלוונטיים להם, בכל שעה, מכל מקום? זה קורה אפילו במשרדי הממשלה: מעבר הדרגתי אך נחוש לשירותי ענן. מדובר באחסון מידע באופן וירטואלי, כך שיהיה נגיש לכל בעל הרשאה וסיסמא, מכל מחשב. משרד חכם שהשכיל לעבור לשירותי מחשוב בענן (שירותים בתשלום עדיפים ובטוחים מאחיהם החינמיים) יגלה מהר מאוד את החסכון הכלכלי וההתייעלות.
כך תעשו את זה: הרשמה לשירותי ענן מאובטחים המספקים שירותי מחשוב לעסקים, כולל גיבוי כמובן.
אוטומציה של פעולות
שוב שכחתם את האור דולק במשרד? בטווח הקצר זה אולי נראה זניח, אבל העלויות מצטברות ואיתן גם ההשלכות הסביבתיות של בזבוז חשמל. לשמחתנו, אפשר בקלות לתכנת את מערכת התאורה להדלק ולהכבות באופן אוטומטי, לפי זיהוי של חיישן תנועה. לא בטוחים אם כיביתם את המזגן לפני שיצאתם? שליטה מרחוק באמצעות הטלפון תפתור את הבעיה.
כך תעשו את זה: שקעים חכמים אליהם מחברים את מכשירי החשמל השונים, ושולטים בהם מרחוק דרך אפליקציה ייעודית בטלפון הנייד.
חדרי ישיבות חכמים
נחטף לכם פעם מתחת לידיים חדר ישיבות שהזמנתם מראש? מערכת מעקב חכמה יכולה לפתור את כל הבעיות. מערכת חכמה מנטרת את השימוש בחללים משותפים (חדרי ישיבות, פינות עבודה מתחלפות וכו’) ומאפשרת בחירה מוקדמת לפי צורך, באופן מקוון, לכלול בהזמנה שירותים נלווים כמו כיבוד או טלוויזיות, ואפילו ליידע או לקבל התרעות על כל שינוי בשעה או במקום המפגש.
כך תעשו את זה: רכישת מערכת ייעודית מספק מתמחה בפתרונות מסוג זה. מסכי מגע מחוץ לחדרי הישיבות יציגו את המערכת באופן קל ונוח לתפעול.
אבטחה
משרדכם הוא מבצרכם – אל תזניחו אותו. כשמדובר בניטור פיזי, אין כמו מצלמות האבטחה המוכרות. קיימים אינספור דגמים, ורבים מהם מופעלים מרחוק באמצעות הטלפון החכם. באשר לאבטחת מידע – שמירה על כל הנכסים הוירטואליים שלכם – אין מקום לטעויות. אבטחת אתר, אבטחת שרתים, גלישה מנוטרת באינטרנט: הכל הולך, כל עוד זכויות הפרטיות של עובדיכם נשמרת.
כך תעשו את זה: התקנת מצלמות אבטחה עם חיבור לאפליקציית ניטור ייעודית; הצטרפות לשירותי אבטחת סייבר.
מספר הדרכים ליצירת משרד חכם מודרני שווה למספר ההודעות היומיות בקבוצת הווטסאפ המשפחתית שלכם. כל מה שנותר הוא לבחור את מה שמעניין וחשוב, ולהתקדם משם.
